Häufig gestellte Fragen - Buchungen

Wie kann ich eine Buchung für eine Gruppe anlegen, ohne alle Gäste einzeln eingeben zu müssen?

Wie kann ich eine Buchung für eine Gruppe anlegen, ohne alle Gäste einzeln eingeben zu müssen? Um eine Buchung mit mehreren Gästen manuell anzulegen, kann die Funktion "Buchungen - Neue Gruppen-Buchung anlegen" genutzt werden. Im oberen Bereich muss zunächst der/die Bucher*in ausgewählt bzw. neu eingegeben werden: Im Abschnitt "Buchung" werden der Termin sowie die Angaben des Buchers ausgewählt: Im letzten Abschnitt "Gästeangaben" können schließlich die Informationen zur Gruppe eingeg...

Wie kann ich einem Gast nachträglich zu seiner Buchung noch eine Übernachtung und ein Zimmer zuweisen?

Wie kann ich einem Gast nachträglich zu seiner Buchung noch eine Übernachtung und ein Zimmer zuweisen? Um einem Gast ein Zimmer zuzuweisen, der aber keine Übernachtung gebucht hat, muss zuerst diese Buchungszeile manuell hinzugefügt werden. Öffne hierfür die Buchung und klicke auf Aktionen - Leistungen hinzufügen. Unter dem Reiter "Standard" wähle den Zimmertypen, in unserem Fall wählen wir: Einzelzimmer Wir aktivieren die Checkbox für den entsprechenden Gast und klicken a...

Was ist der Unterschied zwischen "Storno" und "No-Show"?

Buchungen können in SeminarDesk einen der folgenden Status haben: - Anmeldung - Bestätigt - Warteliste - NoShow - StornoBestätigt Storniert ein Gast eine (bereits bestätigte) Buchung bspw. rechtzeitig vor einer bestimmten Frist oder die Veranstaltung wurde vom Veranstalter abgesagt, so sollte die Buchung über die Aktion "Stornieren" in den Status "StornoBestätigt" versetzt werden. Beim Storno können auf Wunsch auch nur einzelne Positionen storniert und ggf. eine Stornogebühr auf...

Wie kann eine Überzahlung erfasst werden?

Für den Fall, dass ein Gast eine Zahlung getätigt hat, die höher als der noch offene Saldo der Buchung ist, lässt sich über das Aktivieren der Option "Überzahlung" beim Eintragen diese Zahlung ganz normal eintragen: SeminarDesk weist dann entsprechend einen negativen Saldo für die Buchung aus: Dieser kann dann wiederum durch Eintragen einer Rückzahlung ausgeglichen werden:

Wie kann ich Anfahrtszkizzen an Bestätigungs-E-Mails von externen Unterkünften anhängen?

Es können Anfahrtsskizzen in Form eines PDF-Dokuments oder einer Bilddatei für externe Veranstaltungsorte hochgeladen werden. Diese Anfahrtsskizzen werden dann automatisch an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.

Wie kann ich einem Gast eine kostenfreie Übernachtung gewähren ohne das Datum des Veranstaltungstermins zu ändern?

Auf der Buchungsdetailseite gibt es die Möglichkeit unter Aktionen - Zeitraum ändern das Datum einer einzelnen Buchung anzupassen. Es ist auch möglich, einzelne Buchungszeilen zu bearbeiten und dort den Zeitraum zu ändern. SeminarDesk berechnet dann den Preis neu. Wenn der Zeitraum nicht verkürzt oder die Buchungszeile nicht entfernt soll, kann man auch den Zeitraum so belassen und einfach manuell den "Tatsächlichen Preis" anpassen. Wir bearbeiten in diesem Fall die Unterkunfts-Buchungszeil...

Was muss getan werden, wenn ein Gast eine oder mehrere Mahlzeiten zwar nicht einnehmen, aber trotzdem zahlen soll?

Damit die Mahlzeit(en) nicht mehr in Berichten wie dem Functionsheet aufgeführt werden, müssen in der Verpflegungs-Zeile über "Details anzeigen" die Mahlzeiten entfernt werden, die nicht gewünschten Mahlzeiten entfernt werden: Dadurch berechnet SeminarDesk allerdings auch den Preis der Buchungszeile anhand der hinterlegten Preisliste neu. Um wieder zum ursprünglichen Preis zurückzukehren, kann die Buchungszeile anschließend bearbeitet und unter "Tatsächlicher Preis" der gewünschte Betrag ein...

Wie kann ich bei der Anmeldung weitere Wünsche wie z. B. Verpflegungsoptionen entgegen nehmen?

Dazu können in den Einstellungen sog. "Sonderwünsche" hinterlegt werden. Für jeden Sonderwunsch kann – neben einer Bezeichnung und einem Kürzel für die Anzeige auf Listen – auf Wunsch auch ein Aufpreis (pro Mahlzeit, Nacht, Tag oder Aufenthalt) hinterlegt werden. Wenn ein Aufpreis eingetragen ist, so wird dieser auf den Preis der jeweiligen Buchungszeile (Kost bzw. Logis) aufgeschlagen. Hinweis: Für Sonderwünsche des Typs „Sonstiges“ erfolgt kein automatischer Preisaufschlag, dieser muss also...

Wie können Zahlungsgebühren wie z. B. Kartengebühren eingetragen werden?

Um eine Zahlungsgebühr zu erfassen, die dem Gast weiterberechnet werden soll, kann in den "Gäste und Buchungsdetails" bei dem Buchungsgast über "Hinzufügen" eine neue Buchungszeile mit dem Typ "Zahlungsgebühr" und dem jeweiligen Betrag und Steuersatz eingetragen werden: Hinweis: Bei den Preislisten ist jeweils der Eintrag <keine> auszuwählen.

Wie kann ich eine "Stornorechnung" (eine Rechnung über eine Stornogebühr) erstellen?

Um eine bestätigte Buchung zu stornieren, kann wie in diesem Artikel beschrieben vorgegangen werden (//support.seminardesk.de/384899-Was-ist-der-Unterschied-zwischen-Storno-und-No-Show). Anschließend kann wie gewohnt über die Aktion "Rechnung erstellen" eine Rechnung über den noch offenen Saldo angelegt werden. Bei stornierten Buchungszeilen wird im Rechnungstext automatisch der Text gesetzt, der unter "Verwaltung > Mandanten und Rechnungstexte" im Feld "Storno Zeilentext" eingegeben wurde, ...

Wie kann ich den Zeitraum bzw. das Anreise- und Abreisedatum einer Buchung ändern?

Um den Buchungszeitraum einer einzelnen Buchung anzupassen, klicke auf Aktionen - Zeitraum ändern: Dies öffnet einen Dialog, in dem das neue An-/Abreisedatum ausgewählt werden kann, welches anschließend automatisch für alle Buchungsgäste übernommen wird. Dadurch werden dann auch – wenn zutreffend – automatisch die Preise für Unterkunft und Verpflegung angepasst. Klicke auf Speichern um das Datum für alle Gäste dieser Buchung zu ändern. Um hingegen nur für einen einzelnen Gast einer Buchun...

Wie kann ich den Status aller Buchungen eines Termins ändern?

Klicke hierfür auf das "Aktionen"-Dropdown des Veranstaltungstermins und wähle: "Raummiete, Rechnungen etc." Scrolle nun hinunter zum Bereich: Funktionen Klicke auf Buchungsstatus ändern. Du hast die Möglichkeit alle Anmeldungen und Buchungen auf einmal zu ändern und auch gleich die entsprechende E-Mail zu verwenden. Wenn du einen Stornogrund eingibst erscheint dieser in allen Buchungen des Termins. Tip: Um einen kompletten Termin zu stornieren, kann Du direkt den Terminstatus unter Ver...

Wie kann ich allen Buchungen eines Termins eine Leistung hinzufügen?

Klicke hierfür auf das "Aktionen"-Dropdown des Veranstaltungstermins und wähle: "Raummiete, Rechnungen etc." Scrolle nun hinunter zum Bereich: Funktionen Klicke auf Buchungszeilen hinzufügen: Hier hast Du die Möglichkeit Unterkunft, Verpflegung oder sonstige Leistungen allen Buchungen dieses Termins auf einmal hinzufügen. Klicke auf Zeilen hinzufügen, um die Aktionen abzuschließen.